O VoiceBot, é uma ferramenta que permite o atendimento automático das chamadas telefônicas, que possibilita a interação com o cliente através de um menu de opções selecionáveis por números digitados no telefone.

Todos os passos listados abaixo também podem ser consultados no vídeo: Conheça a Nova URA da Nvoip!

Caso não tenha um VoiceBot configurado em sua conta, ao acessar o [Fluxo], seu fluxograma estará vazio, sem nenhum elemento, conforme mostra a figura abaixo.

1.1 Configuração do Número Virtual

→ Na sequência, basta selecionar o número que terá o VoiceBot configurado e clicar no botão "Inserir".

→ Feito isso, o número selecionado já será exibido no fluxograma.

Para remover o número, basta clicar sobre o item desejado e arrasta-lo para a lixeira, no canto direito inferior. ou clicar em "Descartar alterações". Para salvar, clique em "Salvar".

1.2 Configuração do horário

Na criação do horário, é necessário informar o “Nome do Horário” (se é horário comercial - HC - ou se é fora do horário comercial - FHC -, por exemplo), os “Dias da Semana” (quais dias a seu VoiceBot irá funcionar), o horário de funcionamento do VoiceBot, “Número Virtual” associado ao VoiceBot e o Menu que será utilizado neste horário.

Caso deseje configurar um horário especial, basta clicar no botão "Opções Avançadas". Você precisará selecionar o dia, o mês o ano que deseja e clicar no botão "Criar".

Ao clicar no botão “Criar“, o horário aparecerá associado ao número.

                                                                                                      

Ao clicar no horário, dentro do fluxo do VoiceBot, irá aparecer as informações relacionadas ao horário que você configurou e também o ícone da engrenagem para caso você queira fazer alguma alteração no horário criado.

                                                                                                         

Horários dias da semana

1.3 Configuração do Menu

→ Clique na opção "Menu" e arraste ela para dentro do fluxograma. Na sequência, clique em "Criar menu".

Na criação do menu, é necessário informar o "Nome do menu" (esse nome é apenas para você conseguir identificar o menu no fluxo, já que é possível ter mais de um configurado), o áudio do menu, as opções do menu as funções associadas as opções do menu (Fila, Menu ou Áudio) e uma função, para caso nenhuma opção seja digitada.

Ao clicar no botão "Criar", o menu não vai está linkado ao horário criado, pois no card do horário há duas bolinhas (verde e vermelha). A bolinha verde refere-se ao horário comercial (HC) e a bolinha vermelha, fora do horário comercial (FHC), por isso você precisa linkar o menu ao horário correspondente.

                                                            

Menu linkado ao HC

Ao clicar no menu, dentro do fluxo do VoiceBot, irá aparecer as informações relacionadas ao menu que você configurou e também o ícone da engrenagem para caso você queira fazer alguma alteração no menu criado.

                                                                                                                           

1.4 Configuração da Fila

A fila desempenha o papel de agrupar os usuários destinados a atender à opção selecionada no menu. Pode-se configurar filas para diferentes departamentos, como Comercial e Suporte, por exemplo. Além de ser o local de agrupamento de usuários, a fila é também o onde são definidas outras configurações, como estratégia de toques, tempo de espera, etc. Ao criar ou editar uma fila, é necessário fornecer as seguintes informações:

→ Nome da fila

→ Estratégia de toques: "Tocar em todos" (todos os ramais tocam simultaneamente), "Aleatório" (toque aleatório nos ramais), "Mais ocioso" (prioridade para o ramal que está mais tempo sem atender uma ligação), "Agente com menos tempo de conversação" (prioridade para o ramal com menos tempo em chamada) ou "Agente com menos chamada" (prioridade para o ramal que atendeu menos ligações).

→ Tempo máximo de espera: refere-se ao período, em segundos, no o qual os ramais tocarão na fila antes de a próxima ação do BOT ser acionada. Por exemplo, se desejo que os ramais toquem por 50 segundos na fila do Comercial e, em seguida, transbordem para a fila de Suporte, é neste campo que especifico esse intervalo de tempo.

→ Tempo máximo sem agentes: tempo máximo que o usuário ficará aguardando na fila quando não houver ninguém disponível para atendê-lo.

→ Música de fundo: Música de espera que será reproduzida para quem origina a ligação. O toque "Padrão", por exemplo, são os bipes tradicionais de uma ligação.

→ Opção na fila de transferência: identificador da fila, permite que uma ligação seja transferida para outra fila. Ou seja, quando um agente opta por transferir a ligação para uma fila diferente, a opção digitada deve corresponder ao identificador da fila desejada.

Caso no campo "Usuários" não apareça nenhum usuário para selecionar, é porque você não criou um usuário do VoiceBot. Para criá-lo, basta seguir os seguintes passos:

Menu Configurações → Usuários → Editar Usuário (ícone do lápis) → marcar a permissão "Usuário do Fluxo".

Você precisa liberar essa permissão para todos os usuários que receberão os direcionamentos de ligações do VoiceBot.

Ao clicar no botão [Criar], a Fila não vai está linkada ao menu, e você precisará criar essa conexão. Basta clicar na bolinha do card do menu e arrastar até a bolinha do card da fila.

                                                                                

Ao criar a conexão irá exibir uma janela com as opções do menu, basta você associar a fila criada a uma das opção do seu menu.

Caso selecione a opção "Sem opção" (para quando o usuário não digitar nenhuma das opções do seu menu), o direcionamento da ligação será para a fila que você associou.

                                                                                                                                                                                       

Ao clicar no card da fila, dentro do fluxo do VoiceBot, irá aparecer as informações relacionadas a fila que você configurou e também o ícone da engrenagem para caso você queira fazer alguma alteração na fila criada.

                                                                                                                                  

1.5 Configuração do Áudio

É neste campo que é configurado todo tipo de áudio que será reproduzido em seu VoiceBot. Caso deseje criar um áudio por uma voz robotizada, será necessário inserir os seguintes campos:

→ Nome do áudio: Identificador do áudio no fluxograma.

→ Idioma: idiomas disponíveis.

→ Velocidade: velocidade de reprodução dos áudios.

→ Áudio personalizado: conteúdo do áudio.

Ao digitar o texto, é possível ouvir como o áudio irá ficar (ícone do alto falante localizado na frente do texto do áudio), antes de salvar. Assim, você consegue verificar se está adequado.

Caso deseje subir um áudio personalizado, por exemplo uma música para ser reproduzida na espera de uma fila, deverá ser selecionado a opção "Anexar Áudio".

Você pode ir salvando seu fluxo a medida que os elementos forem sendo criados. Caso deseje descartar a ultima alteração feita, clique no botão "Descartar alterações".

2. Como editar a meu VoiceBot?

2.1 Removendo um elemento

Neste caso, o elemento será removido do seu fluxo, porém ele não será excluído, e ficará nas opções quando estiver editando seu fluxo novamente. Ou seja, se desejar utilizá-lo, você poderá reutilizá-lo em alguma outra situação. 

 2.2 Excluindo um elemento

Para excluir um elemento, é necessário primeiramente remove-lo do fluxograma (arrastar para a lixeira). Em seguida, você irá clicar no "+" e arrastar o elemento para dentro no fluxo grama. Feito isso, basta clicar no elemento que você deseja excluir, selecionar o elemento que deseja excluir e clicar em "Excluir".